Die „Häufig gestellten Fragen“ stellen keine abschließende Übersicht dar, sondern werden kontinuierlich ergänzt und überarbeitet.
Warum gibt es dieses Hinweisgeberportal?
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Personen, die Fehlverhalten in Unternehmen melden wollen. Dazu muss eine unabhängige Meldestelle eingerichtet werden, die keinerlei eigenes Interesse daran hat, dass Missstände im Unternehmen bestehen bleiben. Der Branchenverband ist eine solche unabhängige Stelle. Daher bieten wir für unsere Mitgliedsunternehmen dieses Onlineportal an.
Wie funktioniert das Hinweisgeberportal?
Die Meldestelle wurde von Ihrem Unternehmen beauftragt:
als unabhängige Anlaufstelle Hinweise anzunehmen,
diese durch unparteiische und fachkundige Personen zu prüfen,
bei Bedarf weitere Informationen zur Fallaufklärung zu erfragen,
falls erforderlich, den Vorgang – unter Wahrung der Vertraulichkeit – an die Vertrauensperson im Unternehmen weiterzugeben,
mit Ihnen als Hinweisgeber im Kontakt zu bleiben und
Sie als hinweisgebende Person über die Entwicklungen und den Fortschritt der Untersuchungen zu informieren.
Wer kann einen Hinweis abgeben?
Sie können einen Hinweis abgeben, wenn Sie mit dem Unternehmen in einer Arbeitsbeziehung stehen. Dies schließt verschiedene Beschäftigungsverhältnisse ein (z.B. Arbeitnehmer/in, Angestellte/r, Auszubildende/r, überlassene Leiharbeitnehmer/in etc.).
Die Nutzung ist freiwillig und anonym möglich – alternativ kann z.B. auch eine externe Meldestelle (s.u.) genutzt werden.
Welche Hinweise kann ich melden?
Sie können Missstände nach dem Hinweisgeberschutzgesetz melden. Das sind zum Beispiel:
alle Vorschriften aus dem Strafgesetzbuch (z.B. Diebstahl, Betrug, Hehlerei etc.)
Diskriminierung/Mobbing/Belästigung
Korruption/Geldwäsche/illegale Absprachen
Verstöße gegen die Rechte von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern
Verstöße gegen den Umwelt- oder Gesundheitsschutz
Verstöße gegen Vorgaben für Produktsicherheit oder Qualitätsstandards
Datenschutzverstöße
Verstöße gegen die in § 2 HinSchG genannten Vorschriften
Auch weitere Verstöße können meldefähig sein. Manchmal ist es schwer zu sagen, ob etwas, das Sie gesehen oder erlebt haben, wirklich gegen ein Gesetz verstößt oder unethisch ist. Die Unterschiede zu erkennen zwischen erlaubtem Verhalten, unethischem Verhalten und persönlichen Werturteilen, kann in vielen Fällen eine Herausforderung darstellen. Im Zweifel können Sie Ihre Erfahrungen über das Portal schildern. Die Fallbearbeitenden prüfen Ihren Hinweis und geben Ihnen Rückmeldung.
Wie kann ich einen Hinweis im Portal abgeben?
Auf der Startseite finden Sie den Knopf „Meldung eingeben“. Dieser führt Sie zu einem Formular. Dort werden Ihnen Fragen zu Ihrem Hinweis gestellt. Bitte beantworten Sie diese Fragen so ausführlich wie möglich. Sie können auch Bilder und Dokumente hochladen, die als Beweismittel dienen können.
Bevor Sie einen Hinweis über das Portal abgeben, ist es wichtig, Informationen über den Vorfall zu sammeln. Dazu gehören zum Beispiel:
das Datum,
die Uhrzeit,
der Ort und
die Namen beteiligter Personen oder
andere Details.
Ich möchte meinen Hinweis lieber in einem persönlichen Gespräch übermitteln. Ist das auch möglich?
Ja, Sie haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein persönliches Gespräch. Bitte nutzen das Onlineportal und schreiben Sie in das Feld „Was ist passiert?“, dass Sie den Vorfall in einem persönlichen Gespräch erklären möchten. Dann nehmen wir über das Portal Kontakt zu Ihnen auf, um ein persönliches Treffen oder ein Online-Meeting zu vereinbaren.
Wer kann meinen Hinweis sehen?
Ihren Hinweis können nur die Fallbearbeitenden in der Verbandsgeschäftsstelle sehen. Weder Ihr Unternehmen noch andere Personen im Verband haben die technische Möglichkeit oder die Berechtigung, Hinweise einzusehen. Für die Fallbearbeitung zuständig sind: • Suzy Aksoy, Syndikusrechtsanwältin und Mediatorin • Darius Kremer, VEG-Geschäftsführer und Rechtsanwalt
Kann ich einen Hinweis anonym abgeben?
Sie können Ihren Hinweis eingeben, ohne Ihren Namen zu nennen.
Wenn ich meinen Namen angebe, wer wird darüber informiert?
Ihr Name wird nur den Fallbearbeitenden in der Geschäftsstelle übermittelt. Wenn es für die weitere Untersuchung im Unternehmen wichtig ist, dass auch die Vertrauensperson Ihren Namen kennt, werden wir Sie vorher fragen, ob Sie mit der Weitergabe Ihres Namens einverstanden sind.
Wer ist die Vertrauensperson in meinem Unternehmen?
Die Vertrauensperson ist die für uns zuständige Ansprechperson in Ihrem Unternehmen. Die Vertrauensperson wird von Ihrem Unternehmen benannt und ist speziell dafür verantwortlich, entsprechende Untersuchungen auf Grundlage unserer Ergebnismeldung durchzuführen. Gemäß unserer Vertraulichkeitsvereinbarung ist sie verpflichtet, den Hinweis und alle damit verbundenen Informationen vertraulich zu behandeln, um Ihre Identität und den Inhalt des Hinweises zu schützen.
Wie wird meine Identität geschützt?
Alle Informationen aus dem Hinweis, aus dem Ihre Identität abgeleitet werden kann, werden vertraulich behandelt und vor unbefugten Dritten geschützt. Ihre Identität ist nur den Fallbearbeitenden bekannt. Wenn es für die weitere Untersuchung im Unternehmen wichtig ist, dass auch die Vertrauensperson Ihren Namen kennt, werden wir Sie vorher fragen, ob Sie mit der Weitergabe Ihres Namens einverstanden sind. Sie können Ihren Hinweis auch anonym abgeben.
Wie werde ich als hinweisgebende Person geschützt?
Sie werden dadurch geschützt, dass
die Meldestelle von unabhängigen, unparteiischen Fallbearbeitenden betreut wird.
Ihr Name nicht ohne Ihre Zustimmung weitergegeben wird bzw. Sie anonym melden.
das Gesetz Ihre Benachteiligung am Arbeitsplatz und damit arbeitsrechtliche Sanktionen (z.B. Kündigung, Versagung einer Beförderung, Diskriminierung, Nötigung usw.) verbietet. Andernfalls droht Ihrem Unternehmen ein Bußgeld.
im Falle von arbeitsrechtlichen Sanktionen die Beweislast im Prozess bei Ihrem Arbeitgeber liegt. Er muss nachweisen, dass die Sanktionen nicht in Zusammenhang mit Ihrer Meldung stehen.
Sie einen Anspruch auf Schadensersatz haben, wenn Ihnen aufgrund Ihrer Meldung arbeitsrechtliche Sanktionen auferlegt wurden und diese rechtswidrig waren.
Werden die in der Meldung genannten Personen auch geschützt?
Ja. Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, die Identitäten aller Personen, die von der Meldung betroffen sind (vor unbefugten Dritten) zu schützen. Dazu gehören:
die hinweisgebende Person selbst,
Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen,
Personen, denen in der Meldung ein Fehlverhalten vorgeworfen wird,
sonstige Personen, die in einer Meldung benannt werden.
Alle Angaben werden vertraulich behandelt. Informationen über Beschuldigte werden – wenn erforderlich – an die Vertrauensperson im Unternehmen oder an die zuständige Behörde weitergeleitet.
Bekomme ich eine Rückmeldung zu meinem Hinweis?
Nachdem Sie Ihren Hinweis abgeschickt haben, erhalten Sie einen persönlichen Zugangscode für das Hinweisgeberportal. Damit können Sie sich jederzeit über die Startseite des Meldeportals einloggen. Nach dem Login sehen Sie alle Informationen zu Ihrem Hinweis. Hier werden Ihnen die Fallbearbeitenden unter Umständen auch Fragen stellen, wenn noch Informationen fehlen.
Was passiert nach einer Meldung? Wie läuft die Bearbeitung meines Hinweises ab?
Ich habe weitere Informationen (z.B. Beweise) zu meinem Hinweis. Wie kann ich diese übermitteln?
Loggen Sie sich mit Ihrem persönlichen Code auf der Startseite des Onlineportals ein und ergänzen Sie Ihre Meldung.
In welcher Form und wie lange wird meine Meldung dokumentiert?
Die Meldung wird im Onlineportal dokumentiert. Auch nach Abschluss des Vorgangs wird die Meldung für einen Zeitraum von drei Jahren gespeichert und kann über den persönlichen Code aufgerufen werden. In einigen Fällen kann der Hinweis auch länger aufbewahrt werden, um Anforderungen nach HinSchG oder andere Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich oder verhältnismäßig ist.
Wann ist die Bearbeitung meines Hinweises abgeschlossen?
Die Bearbeitung Ihres Hinweises ist abgeschlossen, wenn:
alle Informationen an die Vertrauensperson in Ihrem Unternehmen weitergegeben wurden und wir Informationen über die weiteren Maßnahmen erhalten haben. Sie werden über das Onlineportal entsprechend informiert.
wir die Meldung geprüft und festgestellt haben, dass
wir für die Bearbeitung nicht zuständig sind (z.B., weil Ihr Unternehmen kein Vertragspartner ist)
der Vorfall nicht meldefähig ist (z.B., weil kein Verstoß gegen deutsches Recht vorliegt)
Sie für dieses Unternehmen keine Meldungen abgeben dürfen (z.B., weil Sie in keiner beruflichen Beziehung zu der Firma stehen).
Welche Statusmeldungen sind für meinen Hinweis möglich?
Für Ihren Hinweis kann es folgende Statusmeldungen geben:
in Bearbeitung
wartet auf Rückmeldung
eingestellt aus folgenden Gründen …
weitergeleitet an das Unternehmen
geschlossen: Wir haben die Information an das Unternehmen weitergeleitet; weitere Informationen liegen uns nicht vor / folgende Maßnahmen wurden eingeleitet …
Welche Pflichten habe ich als Hinweisgeber?
Als hinweisgebende Person müssen Sie als Nutzer des Hinweisgeberportals:
sich regelmäßig in das Portal einloggen und
sich über den Status informieren,
wahrheitsgemäß berichten,
auf Anfrage weitere Informationen liefern.
Welche Konsequenzen kann eine Falschmeldung haben?
Wenn Sie absichtlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung abgeben und dadurch einen Schaden verursachen, können Sie rechtlich dazu verpflichtet sein, der geschädigten Person oder dem Unternehmen den entstandenen Schaden zu ersetzen. Außerdem kann dann Ihre Identität zur Geltendmachung des Schadensersatzanspruchs an die geschädigte Person weitergegeben werden.
Wie werden die personenbezogenen Daten aus der Meldung verarbeitet?
Personenbezogenen Daten, die in einer Meldung enthalten sind, werden nur zur Erfüllung der im Gesetz festgelegten Aufgaben im Sinne des § 10 HinSchG verarbeitet. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf den Zweck der Untersuchung und Bearbeitung des gemeldeten Hinweises beschränkt ist. Darüber hinaus hält die interne Meldestelle bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten die Vorschriften zum Datenschutz ein.
Was ist eine externe Meldestelle?
Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten in Unternehmen mitgeteilt werden können.
Die zentrale externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. Eine Meldung können Sie hier abgeben. Außerdem gibt es weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt. Informieren Sie sich bitte in Zweifelsfällen auch auf den Webseiten dieser Meldestellen.
Darf ich mich mit meinem Hinweis auch direkt an eine externe Meldestelle wenden?
Sie haben die Möglichkeit, entweder diese interne Meldestelle des Unternehmens oder die zuständige externe Behörde zu kontaktieren. Der Gesetzgeber empfiehlt jedoch, die interne Meldestelle zu nutzen, wenn im Unternehmen effektive Maßnahmen gegen den Verstoß ergriffen werden können und Sie keine beruflichen Nachteile befürchten müssen.
Die interne Meldestelle bietet in der Regel den Vorteil, dass sie speziell für Hinweise aus Ihrem Unternehmen eingerichtet wurde. Dadurch kann schnell eine zielgerichtete Untersuchung und eine angemessene Reaktion auf den Hinweis erfolgen.
Diese interne Meldestelle wird vom Branchenverband betreut. Der Verband ist unabhängig und unparteiisch. Seine Aufgabe besteht darin, Hinweise objektiv und neutral anzunehmen und entsprechend zu bearbeiten.
Wo finde ich die gesetzlichen Regelungen zum Hinweisgeberschutz?
Sie haben auch die Möglichkeit, die zuständige externe Meldestelle zu kontaktieren. Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten in Unternehmen mitgeteilt werden können. Die zentrale externe Meldestelle ist Weiterlesen…
Prozessablauf Nachdem Sie Ihre Meldung abgegeben haben, wird diese automatisch an den Fallbearbeiter der Meldestelle gesendet. Wir prüfen, ob die Meldung in den Geltungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und ob die Informationen reichen, um weitere Untersuchungen Weiterlesen…
Bevor Sie einen Hinweis über das Portal abgeben, ist es wichtig, Informationen über den Vorfall zu sammeln. Dazu gehören zum Beispiel: Auf der Startseite finden Sie den Knopf „Meldung eingeben“. Dieser führt Sie zu einem Weiterlesen…
